Bởi

Không kiểm soát được mua hàng là lỗ hổng chi tiêu lớn nhất của doanh nghiệp — nhân viên mua không đúng nhà cung cấp, giá cao hơn hợp đồng, nhận thiếu hàng nhưng vẫn thanh toán đủ. Sage 300 Purchase Orders (PO) tạo quy trình mua hàng có kiểm soát từ đầu đến cuối, kết nối chặt chẽ với AP và Inventory.

1. Chu Trình Mua Hàng Tự Động Hóa

Sage 300 PO kết nối toàn bộ chuỗi mua hàng — từ khi có nhu cầu đến khi trả tiền:

📝 Requisition
Yêu cầu mua

→
✅ PO Approval
Phê duyệt

→
📧 Gửi NCC
Email tự động

→
📦 Nhận hàng
Cập nhật IC

→
💳 Thanh toán
AP 3-way match

2. Quy Trình Phê Duyệt PO Linh Hoạt

Sage 300 PO hỗ trợ cấu hình quy trình phê duyệt theo nhiều tiêu chí:

  • Theo giá trị PO — <10tr tự động duyệt, 10-100tr cần quản lý bộ phận, >100tr cần CFO
  • Theo loại hàng hóa — mua tài sản cố định cần CEO ký duyệt bất kể giá trị
  • Theo nhà cung cấp — NCC mới chưa có trong hệ thống cần Purchasing Manager approve
  • Theo ngân sách — nếu PO vượt budget phê duyệt → tự động escalate lên cấp trên
  • Người phê duyệt nhận email/mobile notification — duyệt ngay mà không cần vào office

3. Nhận Hàng và Cập Nhật Kho Tự Động

Khi nhận hàng, nhân viên kho mở PO tương ứng và nhập số lượng thực nhận. Sage 300 tự động:

  • Cập nhật tồn kho Inventory Control — số lượng “On Hand” tăng ngay lập tức
  • Ghi nhận giá nhận hàng (Receipt cost) — tính vào giá vốn hàng trong kho
  • Tạo bút toán GL: Nợ 156 (Hàng hóa), Có 331 (Phải trả NCC) — tự động, không cần kế toán nhập tay
  • Cập nhật trạng thái PO: Partial (nhận một phần) hoặc Complete (nhận đủ)
  • Cảnh báo nếu nhận quá số lượng PO (over-receipt) — tránh nhận hàng không được đặt
📦 Nhận hàng theo nhiều lần (Partial Receipts)

Nếu NCC giao hàng nhiều đợt — đặt 1000 cái, giao 300 đợt 1, 700 đợt 2 — hệ thống theo dõi chính xác đã nhận bao nhiêu, còn bao nhiêu chưa nhận, dự kiến nhận khi nào.

4. Vendor Contract Cost — Tự Động Áp Giá Hợp Đồng

Tính năng đặc biệt của Sage 300 Advanced và Premium: khi lập PO, hệ thống tự động kiểm tra xem nhà cung cấp có hợp đồng giá cố định không và áp dụng giá hợp đồng thay vì giá danh mục:

Tình huống Không có Vendor Contract Cost Có Vendor Contract Cost
Lập PO cho NCC A Nhập giá thủ công Tự động điền giá hợp đồng
NCC xuất hóa đơn giá cao hơn Kế toán không phát hiện Hệ thống cảnh báo sai lệch
Hợp đồng hết hạn Không biết Cảnh báo trước 30/60/90 ngày

5. Drop Shipment và Blanket PO

🚚 Drop Shipment

NCC giao hàng thẳng cho khách hàng cuối — không qua kho trung gian. Sage 300 PO xử lý drop shipment: tạo PO gửi NCC, liên kết với Sales Order của khách, không tốn chi phí lưu kho.

📋 Blanket PO

PO khung với NCC — cam kết mua 10,000 cái trong năm với giá cố định, giao hàng từng đợt theo lịch. Mỗi lần nhận hàng là “release” từ Blanket PO — quản lý tổng đã nhận và còn lại.

6. Báo Cáo Mua Hàng

📊 PO Status
Trạng thái từng PO: Open, Partial, Complete, Cancelled
🏭 Purchase by Vendor
Tổng mua hàng theo từng NCC — đánh giá và so sánh NCC
📦 Expected Receipts
Hàng dự kiến nhận trong 7/14/30 ngày — lên kế hoạch kho
💰 Price Variance
Chênh lệch giá PO vs giá invoice — phát hiện NCC xuất giá sai

Kiểm Soát Mua Hàng — Mua Đúng Giá, Nhận Đủ Hàng

ERP Sài Gòn triển khai Sage 300 PO kết hợp với quy trình phê duyệt phù hợp với từng doanh nghiệp FDI.

Tư Vấn Miễn Phí →