Bởi

Doanh nghiệp xây dựng, tư vấn, IT và dịch vụ thường gặp bài toán: “Dự án này lời hay lỗ?” — nhưng chỉ biết câu trả lời sau khi dự án đã kết thúc. Sage 300 Project & Job Costing (PJC) cho phép theo dõi chi phí dự án real-time, so sánh với ngân sách, và nhận cảnh báo sớm khi có nguy cơ vượt budget — để điều chỉnh kịp thời, không đợi đến cuối dự án.

1. Cấu Trúc Dự Án Trong Sage 300 PJC

Sage 300 PJC tổ chức dự án theo cấu trúc phân cấp linh hoạt:

📁 Dự án: Xây dựng nhà máy ABC (200 tỷ VND)
├─ 📂 Giai đoạn 1: Chuẩn bị mặt bằng (30 tỷ)
│ ├─ 💰 Chi phí vật liệu: 15 tỷ
│ ├─ 👷 Chi phí nhân công: 10 tỷ
│ └─ 🚛 Chi phí thiết bị: 5 tỷ
├─ 📂 Giai đoạn 2: Xây dựng kết cấu (120 tỷ)
└─ 📂 Giai đoạn 3: Hoàn thiện (50 tỷ)

Mỗi cấp trong cấu trúc có ngân sách riêng, theo dõi chi phí riêng, và có thể billing riêng cho khách hàng.

2. Theo Dõi Chi Phí Real-Time

Mọi chi phí phát sinh đều được gán vào dự án và giai đoạn tương ứng — tự động từ các module khác:

Nguồn chi phí Cách gán vào dự án Bút toán GL tự động
Mua vật liệu (AP/PO) Nhập mã dự án khi tạo PO/invoice Nợ 154 (Chi phí dở dang), Có 331
Lương nhân công (Payroll) Bảng chấm công gắn mã dự án Nợ 154, Có 334/338
Khấu hao thiết bị (FA) Thiết bị gán cho dự án cụ thể Nợ 154, Có 214
Chi phí chung (Journal) Nhập thủ công với mã dự án Tự động phân bổ theo tỷ lệ

Tại bất kỳ thời điểm nào, Project Manager mở báo cáo và thấy ngay: đã chi bao nhiêu, còn bao nhiêu so với ngân sách, tỷ lệ hoàn thành là bao nhiêu.

3. Ghi Nhận Doanh Thu Theo Tiến Độ (IFRS 15)

Với hợp đồng dài hạn — xây dựng, ERP implementation, tư vấn — doanh thu phải ghi nhận theo tiến độ hoàn thành (IFRS 15 / VAS 15). Sage 300 PJC hỗ trợ:

📊 % Completion Method

Doanh thu ghi nhận = Tổng hợp đồng × % hoàn thành. % hoàn thành có thể tính theo: chi phí phát sinh / tổng chi phí ước tính, hoặc milestones đã đạt.

💰 Milestone Billing

Xuất hóa đơn theo từng milestone đạt được (nghiệm thu giai đoạn). Hệ thống tự động tạo invoice khi milestone được đánh dấu hoàn thành.

4. Quản Lý Nhân Công và Thiết Bị Dự Án

PJC cho phép phân bổ nhân lực và thiết bị vào từng dự án với đơn giá nội bộ (internal charge rate):

  • Timesheet tích hợp — nhân viên nhập giờ làm trực tiếp theo dự án/giai đoạn mỗi ngày
  • Billable vs Non-billable — phân loại giờ tính phí cho khách vs giờ nội bộ
  • Charge rate linh hoạt — kỹ sư senior 800,000/giờ, kỹ sư junior 400,000/giờ — tính doanh thu tự động
  • Equipment usage — máy móc/xe cộ gắn vào dự án, tính chi phí theo giờ hoặc ngày sử dụng
  • Overtime tracking — giờ tăng ca tính giá riêng, tự động đưa vào chi phí dự án

5. Báo Cáo Dự Án Cho Ban Lãnh Đạo

📊 Budget vs Actual
Chi phí thực tế vs ngân sách theo từng hạng mục — phát hiện sớm overrun
💰 Estimated Cost to Complete
Dự báo chi phí cần thêm để hoàn thành dự án — ETC và EAC
📈 Project Profitability
Lợi nhuận gộp của từng dự án — quyết định ưu tiên dự án nào
📋 WIP Report
Work-in-Progress: chi phí đã phát sinh nhưng chưa ghi nhận doanh thu

6. Use Case: Công Ty Xây Dựng 5 Dự Án Song Song

🏗️ Công ty xây dựng công nghiệp (FDI Đức)
Vấn đề: Đang thi công 5 công trình cùng lúc tổng trị giá 500 tỷ VND. CFO không biết dự án nào đang lời, dự án nào đang lỗ cho đến khi kết toán cuối năm.

Giải pháp với Sage 300 PJC:
• Mọi chi phí (vật liệu, nhân công, thiết bị) gán vào từng công trình ngay khi phát sinh
• Hàng tuần: CFO chạy báo cáo Budget vs Actual cho 5 dự án — 10 phút có ngay dashboard
• Tháng 3: Phát hiện Dự án C vượt budget nguyên liệu 15% — điều chỉnh nhà thầu phụ kịp thời
• Cuối năm: Biết chính xác từng dự án lời/lỗ bao nhiêu, không chờ kế toán tổng hợp 2 tuần
→ Tiết kiệm 40 giờ kế toán/tháng, phát hiện overrun sớm hơn 2-3 tháng

Kiểm Soát Chi Phí Dự Án — Biết Lời Lỗ Từng Tuần

ERP Sài Gòn triển khai Sage 300 PJC cho doanh nghiệp xây dựng, tư vấn, IT và dịch vụ tại Việt Nam.

Đặt Lịch Demo →