Bởi

Dịch vụ sau bán hàng là nguồn doanh thu ổn định và là yếu tố giữ chân khách hàng dài hạn — nhưng chỉ khi được quản lý chuyên nghiệp. Sage 300 Service & Maintenance (SM) quản lý toàn bộ vòng đời dịch vụ: từ hợp đồng bảo trì, lịch bảo hành, đến dispatching kỹ thuật viên và tính phí dịch vụ — tất cả trong một hệ thống tích hợp.

1. Hợp Đồng Bảo Trì Định Kỳ

Sage 300 SM quản lý hợp đồng bảo trì (service contracts) cho từng thiết bị hoặc khách hàng:

  • Loại hợp đồng — Time & Material (tính theo giờ + vật tư), Fixed Price, hoặc Preventive Maintenance
  • Lịch bảo trì định kỳ — hàng tháng/quý/năm — hệ thống tự động tạo Service Order và cảnh báo
  • Phạm vi bao phủ — thiết bị nào, địa điểm nào, loại dịch vụ nào được bao gồm
  • SLA (Service Level Agreement) — response time, resolution time cam kết với khách
  • Gia hạn và cảnh báo hết hạn — nhắc trước 30/60/90 ngày để team sales gia hạn kịp thời

2. Service Order — Lệnh Dịch Vụ

Mỗi lần khách hàng gọi yêu cầu dịch vụ, hệ thống tạo Service Order (SO dịch vụ):

📞 Tiếp nhận
Ghi nhận vấn đề

👷 Assign KTV
Giao kỹ thuật viên

🔧 Thực hiện
Ghi nhận công việc

🧾 Hóa đơn
Tính phí & AR

Service Order liên kết với lịch sử thiết bị — kỹ thuật viên biết ngay: đã sửa lần nào, đã thay linh kiện gì, đang trong bảo hành loại gì trước khi đến hiện trường.

3. Điều Phối Kỹ Thuật Viên Thông Minh

Sage 300 SM có bảng điều phối (dispatch board) — như lịch làm việc trực quan của đội kỹ thuật:

  • Gantt chart kỹ thuật viên — ai đang làm gì, ở đâu, còn bao lâu xong
  • Skills matching — Service Order cần kỹ năng X → hệ thống lọc KTV có chứng chỉ X
  • Địa điểm gần nhất — khi có yêu cầu khẩn cấp, ưu tiên KTV đang ở gần khách hàng nhất
  • Workload balancing — cảnh báo khi KTV bị overload, gợi ý phân phối lại
  • Mobile access — KTV nhận lệnh trên mobile, cập nhật tiến độ tại hiện trường

4. Tính Phí Dịch Vụ và Lập Hóa Đơn

Sau khi hoàn thành dịch vụ, hệ thống tự động tính phí dựa trên:

⏱️
Giờ công
Theo đơn giá KTV, có OT

🔩
Linh kiện thay thế
Xuất từ kho dịch vụ

🚗
Chi phí đi lại
Km, phí cầu đường

Với hợp đồng fixed-price, các chi phí trên ghi vào cost center dịch vụ — tính profitability của hợp đồng. Với Time & Material, tự động tạo invoice gửi AR.

5. Lịch Sử Thiết Bị và SLA Tracking

Mỗi thiết bị được cài đặt tại khách hàng có hồ sơ riêng trong Sage 300 SM:

  • Serial number tracking — biết chính xác máy đang ở đâu, thuộc hợp đồng nào
  • Full service history — toàn bộ lịch sử sửa chữa, bảo trì, linh kiện đã thay
  • Mean Time Between Failures (MTBF) — tần suất hỏng để dự báo bảo trì phòng ngừa
  • SLA compliance report — % ticket giải quyết đúng hạn cam kết — KPI team dịch vụ
  • Warranty expiry alerts — cảnh báo thiết bị sắp hết bảo hành → cơ hội bán hợp đồng bảo trì

6. Báo Cáo Dịch Vụ

📊 Service Profitability
Lời/lỗ theo từng hợp đồng, từng loại dịch vụ, từng khách hàng
⏱️ Technician Utilization
% giờ billable vs non-billable của từng KTV — đánh giá hiệu suất
📅 Contract Renewals
Hợp đồng sắp hết hạn trong 30/60/90 ngày — pipeline gia hạn
🎯 SLA Compliance
% ticket đúng SLA, trung bình thời gian giải quyết, top 10 vấn đề thường gặp

Biến Dịch Vụ Sau Bán Hàng Thành Nguồn Doanh Thu Ổn Định

ERP Sài Gòn triển khai Sage 300 Service & Maintenance cho doanh nghiệp phân phối thiết bị, máy móc công nghiệp, và IT.

Tư Vấn Ngay →