Bởi

Mua hàng và thanh toán nhà cung cấp là hai mặt của một quy trình — nhưng trong nhiều doanh nghiệp, chúng hoạt động rời rạc. Kết quả: mua không kiểm soát được, thanh toán trùng lặp, công nợ NCC không rõ ràng. Sage 300 PO + Accounts Payable kết nối toàn bộ chuỗi này — từ khi có nhu cầu mua đến khi tiền ra khỏi ngân hàng.

1. Bài Toán Mua Hàng Và Công Nợ Của SME

Thực trạng phổ biến khi không có hệ thống:
  • Nhân viên tự mua hàng không qua phê duyệt → không kiểm soát được chi tiêu
  • Mua cùng mặt hàng từ nhiều NCC với giá khác nhau → không áp giá hợp đồng tốt nhất
  • Nhận hàng thiếu nhưng AP thanh toán đủ theo hóa đơn NCC
  • Trùng thanh toán: một invoice trả 2 lần vì nhập tay
  • Không biết tổng nợ NCC hiện tại là bao nhiêu cho đến cuối tháng
  • Late payment penalty vì không có lịch nhắc thanh toán đúng hạn

2. Chu Trình PO → AP Tích Hợp Hoàn Chỉnh

📝 Requisition
Yêu cầu mua

→
✅ PO Approval
Duyệt PO

→
📦 Receive
Nhận hàng

→
🧾 AP Invoice
Công nợ NCC

→
💳 Payment
Thanh toán

Toàn bộ dữ liệu chuyển tự động từ bước này sang bước tiếp theo — không nhập lại. Khi thanh toán, AP tự động post bút toán vào GL: Nợ 331 (Phải trả NCC) / Có 112 (Ngân hàng).

3. 3-Way Match — Kiểm Tra Trước Khi Thanh Toán

Trước khi cho phép thanh toán, Sage 300 AP so sánh 3 tài liệu:

📋
Purchase Order
Đã đặt mua gì, số lượng bao nhiêu, giá bao nhiêu?

📦
Receiving Report
Đã nhận thực tế bao nhiêu, chất lượng có đạt không?

🧾
Vendor Invoice
NCC tính tiền bao nhiêu, có khớp với PO và receipt không?

✅ Khi 3 tài liệu khớp nhau
AP tự động approve invoice → đưa vào payment batch theo due date
⚠️ Khi có sai lệch
Hệ thống đưa invoice vào trạng thái “Hold” và thông báo AP Manager — cần giải quyết sai lệch trước khi thanh toán. Tránh hoàn toàn việc trả tiền nhầm.

4. Vendor Catalog — Giá Và Điều Kiện Hợp Đồng NCC

Sage 300 cho phép lưu trữ giá và điều kiện từng NCC trong Vendor Catalog, tự động áp dụng khi lập PO:

Tính năng Vendor Catalog Lợi ích thực tế
Giá hợp đồng theo mặt hàng Tự động điền giá đúng, không cần tra bảng giá thủ công
Quantity break pricing Mua ≥1000 cái tự động áp giá sỉ tốt hơn
Lead time từng mặt hàng Hệ thống tính ngày đặt hàng tự động theo reorder point
Min/max order quantity Cảnh báo khi số lượng PO không đủ MOQ hoặc vượt max
Payment terms Due date AP invoice tự động tính theo Net 30/45/60 của từng NCC

5. Purchasing Workflow — Phê Duyệt Đa Cấp

Add-on Purchasing Workflow (Pacific Technology) thêm lớp kiểm soát phê duyệt mạnh mẽ cho PO:

Cấu hình phê duyệt điển hình
Giá trị PO Người phê duyệt Thời gian tối đa
< 10 triệu Trưởng phòng 4 giờ
10-100 triệu Giám đốc bộ phận 24 giờ
100 triệu – 1 tỷ CFO 48 giờ
> 1 tỷ Tổng Giám đốc 72 giờ
→ Quá thời gian tối đa → tự động escalate lên cấp trên và gửi email nhắc nhở

6. EFT — Thanh Toán Điện Tử Tự Động

Sage 300 AP hỗ trợ EFT (Electronic Funds Transfer) — thay vì ký séc hoặc chuyển khoản thủ công từng invoice:

  • Cuối tuần hoặc theo lịch định kỳ, AP Manager chạy Payment Batch
  • Hệ thống tổng hợp tất cả invoice đến hạn, gộp nhiều invoice của cùng NCC vào một lần chuyển khoản
  • Xuất file EFT theo định dạng ngân hàng (ACH, SWIFT, định dạng VN) — upload lên internet banking
  • Sau khi ngân hàng xử lý, nhập bank statement → AP tự động mark invoice là “Paid”
  • Audit trail đầy đủ: invoice nào, ngày nào, số tiền bao nhiêu, ai duyệt
💰 Lợi ích EFT thực tế
Thay vì kế toán ký 100 UNC mỗi tuần, chỉ cần upload 1 file. Tiết kiệm 3-4 giờ/tuần nhân sự AP. Không sai sót số tài khoản, không thất lạc UNC giấy.

Kiểm Soát Hoàn Toàn Chi Tiêu Mua Hàng

ERP Sài Gòn triển khai PO + AP + Purchasing Workflow, cấu hình phê duyệt phù hợp chính sách mua hàng của từng doanh nghiệp.

Tư Vấn Ngay →