Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình phê duyệt mua hàng vẫn dựa vào giấy tờ in ký tay hoặc
email qua lại — dễ thất lạc, không có audit trail và không thể kiểm soát ngưỡng giá trị.
Sage 300 Purchasing Workflow số hóa toàn bộ quy trình phê duyệt:
từ yêu cầu mua hàng (PR), đến đặt hàng (PO), với workflow đa cấp, phân quyền theo ngưỡng giá trị
và lịch sử phê duyệt đầy đủ.

1. Luồng Phê Duyệt Đa Cấp Theo Ngưỡng Giá Trị

Purchasing Workflow cho phép định nghĩa chuỗi phê duyệt dựa trên giá trị PO:

2. Phân Quyền Phê Duyệt Theo Vai Trò và Ngưỡng

Mỗi người dùng trong Sage 300 được gán ngưỡng phê duyệt tối đa (Approval Limit).
Khi PO vượt ngưỡng, hệ thống tự động chuyển lên người có ngưỡng cao hơn — không cần nhớ quy trình,
không cần email hỏi “ai duyệt cái này?”.

3. Thông Báo Email và Cổng Phê Duyệt Web

Khi PO cần phê duyệt, hệ thống gửi email thông báo đến người duyệt với link trực tiếp vào
cổng phê duyệt web — người duyệt click xem chi tiết PO và ký duyệt hoặc từ chối
mà không cần mở Sage 300 desktop. Phù hợp cho Ban Giám đốc thường xuyên di chuyển.

4. Audit Trail và Kiểm Soát Nội Bộ

Mọi bước trong luồng phê duyệt được ghi lại: ai duyệt, khi nào, comment gì,
có yêu cầu chỉnh sửa không. Không thể xóa hay sửa lịch sử — đáp ứng yêu cầu
kiểm toán nội bộ (Internal Audit) và kiểm toán độc lập (Big4, local firm).

5. Tích Hợp Với Purchase Orders Sage 300

Khi PO được phê duyệt đầy đủ, nó tự động được đẩy vào Purchase Orders module của Sage 300
và sẵn sàng để bộ phận kho xác nhận nhận hàng (GRN), sau đó kế toán AP match với hóa đơn nhà cung cấp.
Toàn bộ luồng từ yêu cầu mua → phê duyệt → đặt hàng → nhận hàng → hóa đơn → thanh toán
được kiểm soát trong một hệ thống.

6. Kết Luận

Sage 300 Purchasing Workflow là giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp có yêu cầu
kiểm soát chi phí chặt chẽ, đặc biệt là nhà máy FDI có quy trình mua hàng phức tạp
theo chính sách tập đoàn mẹ. Từ chối mua hàng “ngoài ngân sách” không còn là việc phụ thuộc vào
ý thức của từng nhân viên — mà là quy trình được kiểm soát tự động bởi hệ thống.